Лановецька районна державна адміністрація
47400, м.Ланівці, вул.Незалежності, 19
 
укр рус eng
Пошук
Розширений пошук
На головну / Районна державна адміністрація

Інструкція з діловодства


                       ЗАТВЕРДЖЕНО

                     Розпорядження голови

                     районної державної адміністрації

                        24.02.2012 № 127-од

 

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в Лановецькій районній державній адміністрації

I. Загальні положення

1.            Ця Інструкція встановлює загальні положення та вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в Лановецькій районній державній адміністрації (далі - адміністрація), незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2.            Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві адміністрації, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

3.            Апарат адміністрації організовує діловодство відповідно до цієї Інструкції, структурні підрозділи адміністрації - на підставі власних інструкцій з діловодства, що розробляються відповідно до цієї Інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі -  регламенти та національні стандарти).

Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в апараті, структурних підрозділах адміністрації повинні відповідати вимогам інструкції адміністрації.

4.            Відповідальність за організацію діловодства в адміністрації несе голова адміністрації.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України, актах центральних органів виконавчої влади, розпорядженнях, дорученнях голови обласної державної адміністрації (далі - акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної державної адміністрації (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної державної адміністрації), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники голови адміністрації згідно з розподілом функціональних обов’язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів в апараті адміністрації відповідає керівник апарату, у структурних підрозділах адміністрації - їх керівники.

5.                      Організація діловодства в адміністрації покладається на  загальний відділ апарату адміністрації.

6.            Основним завданням загального відділу є встановлення в адміністрації єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах адміністрації. Загальний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі особі, відповідальній за ведення архіву апарату адміністрації (далі -  архів адміністрації);

забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами адміністрації вимог власних інструкцій, регламентів та національних стандартів;

вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в апараті адміністрації та її структурних підрозділах;

проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах адміністрації;

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в адміністрації;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в адміністрації;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду адміністрації та користування ним;

ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників підрозділів районної державної адміністрації, відповідальних з питань діловодства.

7. Засвідчення гербовою печаткою документів, підписаних керівництвом адміністрації, покладається на керівника апарату адміністрації.

8.             Організація діловодства в структурних підрозділах адміністрації покладається на спеціально призначену для цього особу.

 

II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги до створення документів

9.             Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

10.         Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Регламентом адміністрації, положеннями про апарат, про структурні підрозділи адміністрації, розподілом обов’язків між головою та заступниками голови адміністрації, розпорядчими актами голови адміністрації і посадовими інструкціями.

11.        В адміністрації визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про її діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

12.        Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (лист, розпорядження, доручення, наказ, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом адміністрації, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

13.        Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання адміністрацією покладених на неї завдань і функцій.

14.        Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (далі -   ДСТУ 4163-2003).

15.        Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

16.        З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів адміністрації.

17.        Адміністрація здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, складаються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

18.        Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у   додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

19.        Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 — ліве;

10 — праве;

20 — верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

 

20.        В  апараті адміністрації використовують такі бланки документів:

бланк для листів (додаток 2);

бланки конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа):

бланк розпорядження голови (додаток 3);

бланк доручення голови (додаток 4);

бланк наказу (додаток 5).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.

21.        Структурні підрозділи адміністрації розробляють бланки документів структурних підрозділів або бланки документів посадової особи у тому разі, коли керівник підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень, зазначених у пункті 52 цієї Інструкції.

22.        Для листування з постійними іноземними кореспондентами можна виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Державний Герб України на таких бланках проставляється у центрі верхнього поля. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.

23.        Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Залежно від характеру діяльності структурних підрозділів за рішенням її керівника бланки можуть виготовлятись за допомогою комп’ютерної техніки.

24.        Види бланків, що використовуються в адміністрації, та порядок їх обліку визначаються цією Інструкцією.

Обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.

Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка.

Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених структурним підрозділом адміністрації за допомогою комп’ютерної техніки, приймає керівник. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються в апараті керівником  апарату, у структурному підрозділі - його керівником, про що видається  відповідний наказ.

25.        Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

Оформлення реквізитів документів

26.        Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники адміністрації оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ   4163-2003.

Зображення Державного Герба України

27.        Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого     1992 р. № 2137-ХII “Про Державний герб України”.

Зображення Державного Герба України розміщується у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 - міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

Коди

28.        Код адміністрації проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту “Довідкові дані про установу”.

29.        Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає керівник апарату адміністрації окремо щодо кожного виду документа.

Найменування адміністрації

30.        Найменування адміністрації - автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в ЄДРПОУ, структурного підрозділу адміністрації – у положенні про нього. Скорочене найменування установи вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.

На бланку установи, яка одночасно підпорядкована місцевій державній адміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщується тільки найменування держадміністрації.

Довідкові дані про адміністрацію

       31. Довідкові дані на бланку для листів містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків в органах державного казначейства, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, поштовий індекс.

 

 

 

Назва виду документа

       32. Назва виду документа зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

33.        Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 03 червня 2011 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше структурними підрозділами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

34.     Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень -індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в адміністрації, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в адміністрації.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ. Наприклад: 845/01-10, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом “Для службового користування”.

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або           03-14/450/02-11/208 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується в межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку з поздовжнім розташуванням реквізитів - 77 міліметрів.

Посилання на реєстраційний індекс і дату

35.     Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується нижче реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Місце складення або видання

36.     Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

Гриф обмеження доступу

37.     Гриф обмеження доступу до документа (“Для службового користування”, “Таємно”, “Цілком таємно”, “Особливої важливості”) оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту “Адресат” або “Гриф затвердження”.

Адресат

38.     Документи адресуються структурним підрозділам адміністрації, підприємствам, установам, організаціям, органам влади вищого рівня (далі - установам), конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Національне агентство України

                                                          з питань державної служби

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

                                                                  Державна архівна

                                                                  служба УКРАЇНИ

                                                                  Фінансово-економічне управління

                                                                  Начальникові  управління

                                                                  Прізвище, ініціали

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

      Голові обласної державної

адміністрації

Прізвище, ініціали

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Виконавчим комітетам

міської і сільських рад

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит “Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від     5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається при надсиланні документа разовим кореспондентам, наприклад:

 

 

Міністерство юстиції

України

             вул. Городецького, буд. 13,

            м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові або прізвище та ініціали, потім поштова адреса, наприклад:

          Гончарук Олександр Сергійович

вул. Сурікова, буд. 3а, кв. 1,
м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

Гриф затвердження документа

39.        Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом установи. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядженням голови адміністрації. 

       Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 6).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

 

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Голова Лановецької районної

державної адміністрації

 

 

 

Підпис           Ініціали, прізвище

 

Дата

У разі коли документ затверджується розпорядженням голови, наказом керівника апарату адміністрації гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

 

           ЗАТВЕРДЖЕНО        

           Розпорядження голови

           районної державної адміністрації

           12.03.2011 № 160

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

40.         Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є особа зазначена першою, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу, або особа, прізвище якої вказано відповідно проти слова “скликання”. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

На документах зі строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту “Адресат” паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція оформляється на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

Заголовок до тексту документа

41.        Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”. Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148  міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

Відмітка про контроль

42.         Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери “К” чи слова “Контроль” (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа адміністрації - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

Текст документа

43.         Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція адміністрації. 

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів органів влади вищого рівня або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

44.     Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною - конкретні характеристики.

45.     Таблична форма документа використовується в разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова “Продовження додатка”.

Відмітки про наявність додатків

46.     Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

47.     Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

48.     На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 39 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: “що додається” або “(додається).”

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

                                      

                                          Додаток 5

                                                                     до Інструкції

                                                                     (пункт 8)

49.         Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

                                     Додаток

          до розпорядження голови
            районної державної 

            адміністрації

                                                   20.04.2009 № 295

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: “що додається”, “згідно з додатком”, “(додаток 1)”; “відповідно до додатка 2” або “(див. додаток 3)”.

50.     Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівником апарату адміністрації та керівниками структурних підрозділів адміністрації, що їх створювали, на лицьовому боці останнього аркуша додатка; візуються працівником, який створив документ, та начальником юридичного відділу апарату. Інші додатки до розпоряджень голови адміністрації підписуються керівником апарату адміністрації.

51.     У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву 20.09.2010 № 595/ 04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

52.     Посадові особи адміністрації підписують документи в межах своїх повноважень, визначених розпорядженням голови про розподіл обов’язків між головою адміністрації та його заступниками, або іншими розпорядженнями голови адміністрації, а також на підставі виданих довіреностей.

        Документи, що надсилаються до вищих органів державної влади (Адміністрація Президента, Верховну Раду України, Кабінет Міністрів України), народним депутатам, безпосередньо Президентові України, Голові Верховної Ради України, Прем’єр-міністрові України, голові обласної державної адміністрації підписуються головою адміністрації або заступником голови, який виконує його обов’язки.

Документи, що надсилаються іншим адресатам, зокрема підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються заступниками голови згідно з розподілом повноважень, крім випадків, передбачених чинним законодавством.

53.     Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного — якщо документ надрукований не на бланку, скороченого — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища, наприклад:

Голова Лановецької  районної державної адміністрації

або

 

Підпис

 

     Ініціали, прізвище

Голова  районної державної

          адміністрації

 

Підпис

 

     Ініціали, прізвище

54.     У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи -  автора, а на місця розсилаються засвідчені загальним відділом його копії.

55.     Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), — двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Керівник апарату районної державної адміністрації

 

 

Підпис

        

         Ініціали, прізвище

Головний бухгалтер

Підпис

         Ініціали, прізвище

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Голова Лановецької районної державної адміністрації

       Голова Лановецької

       районної ради

Підпис              Ініціали, прізвище
(відбиток гербової печатки)

       Підпис              Ініціали, прізвище
       (відбиток гербової печатки)

56.   Протоколи засідань колегії підписують голова (за його відсутності - головуючий на засіданні) та секретар, наприклад:

Голова  колегії

 

Підпис

Ініціали, прізвище

Секретар колегії

Підпис

Ініціали, прізвище

Протокол засідання консультативно-дорадчого органу при адміністрації підписується особою (особами), визначеною (визначеними) Положенням про цей орган.

57.         У разі відсутності посадової особи, найменування посади, ініціали, прізвище якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів “Виконувач обов’язків” або “В. о.” здійснюється у разі заміщення керівника за розпорядженням (наказом).

58.         Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

 

59.         Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

 

Візи та гриф погодження

 

60.                 У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

       61. Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

       62. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

63.                  Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в адміністрації.

64.        Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Завідувач юридичного сектору

Підпис             Ініціали, прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Про наявність зауваження обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.

65.         Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

66.         Порядок візування певних видів документів (розпорядчих та листів) в апараті адміністрації забезпечується відповідно до пунктів 86 - 88 і 128 цієї Інструкції.

  Порядок візування певних видів документів у структурних підрозділах адміністрації зазначається в інструкції підрозділу.

67.         За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

68.         Якщо під час візування з’ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

69.         Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Начальник Лановецького районного

відділу УМВС України в Тернопільській області

Підпис    Ініціали, прізвище

Дата

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання
експертної комісії

апарату районної державної

адміністрації

 

Дата         №

70.         Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

71.         У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається “Аркуш погодження”, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади

Підпис

          Ініціали, прізвище

Дата

 

 

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

72.        Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

з установами вищого рівня.

Відбиток печатки

73.         На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою адміністрації.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, поданий у додатку 7.

74.         Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.

75.        Розпорядженням голови районної державної  адміністрації визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки, інших печаток і штампів, посадові особи, відповідальні за їх зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Відмітка про засвідчення копій документів

76.                  Адміністрація може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу голови, його заступників.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з адміністрацією, а також під час формування особових справ працівників адміністрація може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка “Копія” проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

77.     Напис про засвідчення документа складається із слів “Згідно з оригіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа “Підпис”, наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник загального відділу            Підпис             Ініціали, прізвище

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідного підрозділу апарату адміністрації (без зображення герба).

78. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах адміністрації, текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки загального відділу, наприклад:

Дата, індекс

________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Голова районної державної

          адміністрації

 

 

              Ініціали, прізвище

Згідно з оригіналом

 

 

Начальник загального відділу

апарату районної державної

адміністрації

 

 

підпис

 

 

                Ініціали, прізвище

відбиток печатки загального відділу

 

 

Дата

 

 

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання
 документа, наявність його в електронній
формі та надходження до адміністрації

79.        Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 52 23 29

або

Петренко Олена Іванівна 52 23 29

У разі потреби зазначаються шифр друкарки (складається з перших літер імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дата друкування, наприклад:

Іваненко 52 85 98

ДН 3 16.03.2011

80.        Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова “До справи”, номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи № 03-10

До справи № 05-19

Лист-відповідь від 20.05.2011
№ 03-10/01/802

Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2011

Посада     Підпис      Ініціали, прізвище 21.05.2011

Посада       Підпис   Ініціали, прізвище 05.03.2011

81.        Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім’я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться  на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc

82.        Відмітка про надходження документа в адміністрацію проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування адміністрації - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 150 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа - автор документа подає у сектор прийому, попереднього розгляду та аналізу кореспонденції загального відділу документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі — авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

Запис про державну реєстрацію

83.        Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах (розпорядженнях голови адміністрації), включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів, у Головному управлінні  юстиції у Тернопільській області в установленому законодавством порядку.

На першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

Складення деяких видів документів

Розпорядження, накази

84.        Розпорядження голови адміністрації (далі – розпорядження) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії розпорядження видаються з основних питань діяльності, адміністративно-господарських і кадрових питань.

       85. Накази по апарату адміністрації згідно з Положенням про апарат видаються керівником апарату адміністрації відповідно до його компетенції. За змістом накази видаються з основних питань діяльності, адміністративно-господарських і кадрових питань.

86.        Проекти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються суб’єктами відповідно до порядку внесення та розгляду проектів розпоряджень голови адміністрації, визначеного Регламентом адміністрації. Їх розроблення проводиться за дорученням голови адміністрації чи за власною ініціативою та на виконання документів органів влади вищого рівня. Візуються такі проекти керівником структурного підрозділу, в якому його створено (головним розробником), заступником голови відповідно до розподілу обов’язків, завідувачем юридичного сектору і начальником загального відділу, завідувачами секторів контролю і взаємодії з правоохоронними органами, оборонної та мобілізаційної роботи (у встановленому законодавством порядку),керівником апарату адміністрації.

       Візування проектів розпоряджень передбачено особами, які визначені в проекті як виконавці завдань, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Проекти розпоряджень з питань планування, використання капітальних вкладень, фінансування з бюджету підлягають обов’язковому погодженню начальниками фінансового управління та управління економіки та розвитку інфраструктури районної державної адміністрації.

Розташування віз у розпорядчих документах голови адміністрації:

Заступник голови (відповідно до компетенції)

Керівник апарату (в усіх, незалежно від виду)

Головний розробник (керівник підрозділу)

Завідувач юридичного сектору апарату

Начальник загального відділу  апарату  (крім кадрових питань)

Завідувач сектору контролю апарату (лише з питань основної діяльності, що підлягають контролю)

Завідувач сектору взаємодії з правоохоронними органами, оборонної та мобілізаційної роботи (крім про відпустки, відрядження тощо)

87. Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу): про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо готує відділ з питань кадрової роботи на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

Проекти наказів з кадрових питань (особового складу): про відрядження  готує відділ з питань кадрової роботи. Візуються накази головним розробником, завідувачем юридичного сектору, завідувачем сектору взаємодії з правоохоронними органами, оборонної та мобілізаційної роботи, начальником відділу фінансово-господарського забезпечення апарату райдержадміністрації.

88.        Завідувачем юридичного сектору обов’язково візуються за наявності усіх необхідних віз проекти розпоряджень нормативно-правового характеру і додатки до них, а також розпорядження з кадрових питань (особового складу), основної діяльності, адміністративно-господарських питань.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядження (наказу) здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

Якщо в процесі погодження до проекту розпорядження (наказу) вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

89.        Розпорядження підписуються головою адміністрації, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов’язки.

Керівник апарату адміністрації підписує накази з питань, що належать до його компетенції. У разі його відсутності накази підписує заступник голови відповідно до порядку заміщення повноважень, передбачених розподілом обов’язків між головою і заступниками.

Після підписання розпорядження (наказу) зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового розпорядження (наказу) про внесення змін.

90.        Розпорядження (наказ) оформляється на відповідному бланку. Зміст розпорядження (наказу) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження...”, “Про введення...”, “Про утворення...”,) або іменника (“Про підсумки...”, “Про заходи...”).         

91.        Текст розпорядження (наказу) з питань основної діяльності установи та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина може починатися із слів “На виконання”, “З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок (за необхідності – реквізит реєстрації в органі юстиції). Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина наказу починається із слова “НАКАЗУЮ”, розпорядження може починатися із слова “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: “головам районних державних адміністрацій”, “начальникам структурних підрозділів”.

При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: “прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо.

92.        Якщо розпорядженням (наказом) відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: “Визнати таким, що втратило чинність,…”.

Зміни, що вносяться до розпорядження (наказу) оформляються окремим розпорядженням (наказом), який повинен мати такий заголовок: “Про внесення змін до розпорядження (наказу) …” із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина розпорядження (наказу) починається з такого пункту:

“1. Внести зміни до розпорядження (наказу)”.

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

“1) пункт 2 викласти в такій редакції: …;

  2) пункт 3 виключити;

  3) абзац другий пункту 4 доповнити словами …”.

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається:

“1. Внести зміни до ... (додаються)”.

93.     Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням розпорядження (наказу).

94.        До розпоряджень (наказів) не може включатися пункт                   “Розпорядження (наказ) довести до відома…”. Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться розпорядження (наказ), зазначаються у списку розсилки, який готує розробник разом з проектом розпорядчого документа і передає до сектора розпорядчих документів та протокольної роботи загального відділу після підписання такого документа.

95.        Розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

96.        Зміст індивідуального розпорядження (наказу) з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: “Про призначення... ”, “Про прийняття... ”.У зведених розпорядженнях може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: “Про кадрові питання”, “Про особовий склад”.

97.        У тексті розпорядження з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

98.        Розпорядча частина розпорядження (наказу) з особового складу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: “ПРИЙНЯТИ”, “ПРИЗНАЧИТИ” “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ”, “ВІДРЯДИТИ”, “НАДАТИ”, “ОГОЛОСИТИ” тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядження (наказу), і малими - ім’я, по батькові працівника та текст розпорядження. У зведених розпорядженнях (наказах)  прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

99.        У розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

100.   У зведених розпорядженнях з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядження не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

101.      У кожному пункті розпорядження з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії, погодження профкому тощо).

102.      Під час ознайомлення з розпорядженням (наказом) згаданими у ньому особами на першому примірнику розпорядження чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

103.      Спільне розпорядження (наказ) установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких розпоряджень (наказів) не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа -посередині. Дата спільного розпорядження (наказу)  повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання розпорядження керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова “ЗОБОВ’ЯЗУЄМО” (“НАКАЗУЄМО”). Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних розпоряджень (наказів) повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

104.      Порядок підготовки розпоряджень нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації в територіальних органах Мін’юсту, визначається законодавством.

105.      Розпорядчі документи нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; розпорядження (накази)  з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.  При цьому до реєстраційного номера розпоряджень (наказів) додаються дефіс і літери:

з кадрових питань (особового складу) -  «-к», із заохочення – «-з», про відпустки - «-від», відрядження – «-в», стягнення – «-с», з адміністративно-господарських питань - «-агп», основної діяльності – «-од».

106.      Копії розпоряджень (наказів) засвідчуються загальним відділом чи відділом з питань кадрової роботи апарату адміністрації і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.

Протоколи

107.      У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

108.      Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

      Протокол наради при керівникові складається у стислій формі з чітко сформульованими дорученнями, даними керівником при підбитті підсумків наради, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

109.      Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.

110.      Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

111.      Номер протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті “місце засідання” зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

112.      Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

113.      Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

114.      У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про”.

115.          Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

116.          Після слова “СЛУХАЛИ” зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: “Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.

117.          Після слова “ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням прізвищ та ініціалів, посад промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

        118. Після слова “ВИРІШИЛИ” (“УХВАЛИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”) фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинно бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються арабськими цифрами з дужкою.

119. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

  Реквізит “Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.

120. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

Протоколи нарад підписує керівник, який проводив нараду.

Протоколи засідань колегії адміністрації, апаратних нарад у голови адміністрації оформляє загальний відділ апарату районної державної адміністрації, проекти розпоряджень, доручень за підсумками цих заходів -  підрозділи, що готували їх проведення. Остаточну редакцію доручень здійснює сектор контролю апарату адміністрації.

Оформлення протоколів нарад у голови, заступників голови райдержадміністрації покладається на підрозділи, що готували їх проведення, а у заступників голови районної державної адміністрації на щотижневих нарадах - на відділ організаційної роботи апарату районної державної адміністрації.

121. Деякі протоколи засідань (методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

122. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою загального відділу і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Службові листи

123. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

124. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

125. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у загальному відділі.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання “про що?”.

126.         Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

127.          Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: “просимо повідомити…” “роз’яснюємо, що…” або від третьої особи однини - “обласна державна адміністрація інформує…”, “управління вважає за доцільне”.

Текст на бланку для резолюцій викладається від першої особи однини - “прошу…”, “пропоную…”.

Службові листи підписуються відповідно до пункту 52 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

128.   Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу адміністрації, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділів, заступник голови адміністрації відповідно до функціональних обов’язків (якщо лист повинен підписувати керівник установи).

Розташування віз у службових листах, які підписує голова адміністрації:

Працівник, який створив документ (у реквізиті 28 – прізвище виконавця і номер його телефону)

Заступник голови (відповідно до компетенції)

Керівник  структурного підрозділу, в якому  створено документ

Завідувач юридичного сектору апарату (тільки ініціативні)

Завідувач сектору контролю(лише інформації на виконання актів органів державної влади та доручень вищих посадових осіб)

Документи до засідань колегії адміністрації

129.   Підготовка та оформлення документів до засідань колегії адміністрації проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених чинним Положенням про колегію.

130.   Засідання колегії адміністрації проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби за рішенням голови.

У плані засідань колегії зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали доповідача та найменування структурного підрозділу адміністрації, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.

Проект плану засідань колегії складається секретарем колегії або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів адміністрації, погоджених з відповідними заступниками голови адміністрації.

Керівники структурних підрозділів адміністрації завчасно подають для включення до плану засідань колегії перелік питань, які необхідно розглянути на її засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд.

Затверджений рішенням колегії план засідань колегії доводиться до відома її членів, керівників структурних підрозділів адміністрації, інших зацікавлених осіб. Додаткові питання до затвердженого плану роботи можуть бути включені за рішенням голови колегії. Секретар колегії або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію її роботи, інформує всіх членів колегії адміністрації та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

131. Документи з питань, що вносяться на розгляд засідань колегії, повинні подаватися до організаційного відділу апарату адміністрації не пізніше ніж за п’ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

доповідну записку, в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проект розпорядження, доручення голови адміністрації, завізований керівниками зацікавлених структурних підрозділів та апарату, документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками;

довідку про погодження проекту розпорядження із зацікавленими структурними підрозділами адміністрації та іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегії адміністрації;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

132. Документи, підготовлені для розгляду на засіданні колегії адміністрації, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегії або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або в загальному відділі апарату районної державної адміністрації окремо з кожного засідання.

Документи інших колегіальних органів адміністрації зберігаються у секретаря колегіального органу або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу.

133. У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

134. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегії відповідають заступники голови адміністрації відповідно до розподілу обов’язків.

135.         Секретар колегії або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

136.          Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 107 - 122 цієї Інструкції.

137.          Рішення колегії реалізуються шляхом видання розпоряджень, доручень голови адміністрації, протокольних доручень. У разі потреби виконавцям надсилаються витяги з протоколів. Витяги з протоколів засвідчуються печаткою загального відділу.

Документи про службові відрядження

138.          Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи адміністрації.

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи адміністрації, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім’я керівника апарату або його заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, підготовленим відповідно до абзацу другого пункту 85 цієї Інструкції, передається керівникові апарату, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень відділом з питань кадрової роботи апарату ведеться журнал (додаток 8).

139.   Після повернення з відрядження працівник готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до відділу фінансово-господарського забезпечення апарату адміністрації.

 

III. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

140.          Документообіг - це проходження документів в адміністрації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в адміністрації на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

141.          Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування в адміністрації структурних підрозділів і робочих місць.

142.          Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, чинним Регламентом, положеннями про структурні підрозділи адміністрації, посадовими інструкціями та іншими розпорядчими документами голови адміністрації.

143.          Особливості організації електронного документообігу визначаються цією Інструкцією та відповідними розпорядженнями голови адміністрації з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в адміністрації.

У разі впровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу загальний відділ разом із структурним підрозділом, що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

144.         Організація документообігу в разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

Облік обсягу документообігу

145.          Обсяг документообігу - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в адміністрації (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

146.          Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані загальним відділом, підраховуються окремо на основі прийнятої системи обліку документів.

Облік документів здійснюється як в цілому, так і  за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються загальним відділом і подаються керівнику апарату адміністрації для вжиття заходів щодо удосконалення роботи з документами.

147.          Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 9).

Приймання та первинне опрацювання
документів, що надходять до адміністрації

148.          Доставка документів до адміністрації здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв’язку і електрозв’язку, а також кур’єрською та фельд’єгерською службою.

Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв’язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

149.          Усі документи, що надходять до адміністрації, приймаються централізовано в загальному відділі апарату районної державної адміністрації (далі – загальний відділ).

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміново” фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником приймальні голови адміністрації.

150.   У загальному відділі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.

151.   Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у загальному відділі.

152.          Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

153.          Факт і дата надходження документа до адміністрації обов’язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 82 цієї Інструкції.

154.          Електронні носії інформації обов’язково передаються до адміністрації із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

155.          У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов’язково інформують відправника.

Попередній розгляд документів

156.          Документи, адресовані адміністрації, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду в загальному відділі.

157.          Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов’язкового розгляду головою адміністрації, його заступниками або структурними підрозділами.

Обов’язковому розгляду головою адміністрації підлягають акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної державної адміністрації, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності установи і потребують вирішення безпосередньо керівником.

Інші документи передаються заступникам голови або структурним підрозділам (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов’язків.

158.          Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення органів влади вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

159.          Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб’єктів розгляду кореспонденції, передбачені у положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов’язків між головою та його заступниками, посадових інструкціях, а також номенклатура справ, схеми проходження документів.

160.          На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації сектором прийому (додаток 10), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

Реєстрація документів

161.          Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

162.          Реєстрація актів органів державної влади та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд голови адміністрації та його заступників, протоколів і рішень колегіальних органів, листів за підписом голови та його заступників проводиться централізовано відповідальним за прийом заступників працівником загального відділу, а також реєстрацію документів, створених в адміністрації (довідки, доповідні записки тощо).

Документи “Таємно”, Літер “М” і розпорядження голови адміністрації з грифом обмеження доступу “Для службового користування” реєструються у секторі взаємодії з правоохоронними органами, оборонної та мобілізаційної роботи апарату адміністрації відповідно до Положення про сектор.

Запити на інформацію реєструються відповідальною особою з питань запитів на інформацію, розпорядником якої є адміністрація, визначеною розпорядженням голови адміністрації.

Розпорядження з кадрових питань (особового складу), про відрядження, відпустки, накази  реєструються у відділі з питань кадрової роботи апарату;  договори, звіти, прейскуранти тощо – у відділі фінансово-господарського забезпечення; розпорядження (доручення) голови адміністрації з основної діяльності, адміністративно-господарських питань, організаційно-розпорядчі документи з грифом затвердження – у загальному відділі.

163. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.        

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

164.         Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до адміністрації;

розпорядження, накази з основних питань діяльності установи;

розпорядження, накази з адміністративно-господарських питань;

розпорядження, накази з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

протоколи засідань колегії;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

165.    Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються відповідно до пункту 161 цієї Інструкції.

166.   Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються відповідно до пункту 161 цієї Інструкції із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

167.   Оригіналу документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, присвоюється реєстраційний номер попередньо зареєстрованого документа (переданого з використанням засобів факсимільного зв’язку або електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису).

168.   Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 34 цієї Інструкції.

       169. В апараті адміністрації застосовується журнальна форма реєстрації документів, може застосовуватись автоматизована форма реєстрації документів.

       У структурних підрозділах адміністрації може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів - журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).

       170. Використання журнальної форми реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік (додатки 11 і 12).

171.         Основним принципом реєстрації документів є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в адміністрації лише один раз.

172.  При автоматизованій формі реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі -  центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.

173.  При автоматизованій формі реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка (додаток 13) із зазначенням обов’язкових реквізитів (додаток 14).

Перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів в реєстраційно-контрольній картці визначається окремо.

Організація передачі документів та їх виконання

174.  Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів служба діловодства розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву адміністрації і структурним підрозділам.

175.  Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва адміністрації в день їх надходження або наступного робочого дня в разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Відразу після реєстрації передаються голові адміністрації загальним відділом у теці з грифом “Невідкладно” акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України,  Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної державної адміністрації, інша кореспонденція, що надходить від органів влади вищого рівня.

176.  Документи, розглянуті керівництвом адміністрації, повертаються з відповідною резолюцією у загальний відділ, який здійснює передачу документів на виконання.

177.  Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.

178.  Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

179.  Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через загальний відділ, в якому було зареєстровано документ.

180.  Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі (секретаря).

181.  Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде загальний відділ.

182.  Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції голови адміністрації, його заступників, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

183.  Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) голові (заступнику голови) адміністрації, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.

184.  Перед поданням проекту документа на підпис голові (заступнику голови) працівник, який підготував документ, зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

185.  Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації, виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

186.  Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати загальний відділ про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

Організація контролю за виконанням документів

187.  Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

188.  Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких установлено завдання, а також виконання яких підлягає обов’язковому контролю, за переліком документів, затвердженим головою адміністрації.

Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених в актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної державної адміністрації, розпорядчі документи та доручення голови адміністрації, протокольні доручення рішень колегії адміністрації і нарад, запити на інформацію.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених в актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб здійснює перший заступник або заступник голови адміністрації відповідно до розподілу функціональних обов’язків. У структурних підрозділах - заступник керівника підрозділу.

189.            Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на сектор контролю апарату адміністрації.

Сектором контролю апарату адміністрації на нормативно-правові акти, розпорядження та доручення голови адміністрації формуються контрольні листи (папки), в яких зберігається інформація про стан виконання документів. У відповідальних виконавців формуються аналогічні контрольні листи (папки).

  У структурних підрозділах адміністрації безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

190.  Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції голови адміністрації. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа  вважається перший день після неробочого дня.

191.  Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 15.

Індивідуальні строки встановлюються головою (заступником голови) адміністрації. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

192.  Документи Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної державної адміністрації інших центральних органів виконавчої влади, розпорядження та доручення голови адміністрації, протокольні доручення рішень колегії адміністрації, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів від дати їх підписання.

  Інші документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в адміністрації.

193.  Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

194.  Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

195.  Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

196.  Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у розпорядчих документах голови обласної державної адміністрації, за 7 днів до закінчення встановленого строку.

197.  У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки.

198.  Узяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції голови, заступника голови адміністрації згідно з розподілом обов’язків.

199.  Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

200.  Контроль за виконанням документів може здійснюватися за допомогою автоматизованої інформаційної системи (бази даних), контрольних листів (папок).

201.  При застосуванні реєстраційно-контрольних карток документів, контрольних листів (папок) на документи, що перебувають на контролі, вони групуються за строками виконання документів виконавцями або кореспондентами, групами документів (доручення вищих органів влади, розпорядження голови, рішення колегії тощо).

202.  На один контрольований документ може бути заведено кілька реєстраційно-контрольних карток, контрольних листів (папок), кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка, контрольний лист (папка)  складається тільки на відповідального виконавця.

203.  Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу “Контрольні відмітки”. При цьому попередні записи не закреслюються.

       Довідки про стан виконання контрольного документа зберігаються у виконавця.

204.  Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальних комп’ютерних програм або є складовою системи автоматизації діловодства чи системи електронного документообігу.

       В апараті адміністрації контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою контрольних листів, може здійснюватися за допомогою автоматизованої системи контролю.

205.  Автоматизований контроль за виконанням документів включає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.

206.  Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

завдань на наступний рік - не рідше одного разу на рік;

завдань на наступні місяці поточного року - не рідше одного разу на місяць;

завдань на поточний місяць - кожні десять днів і за п’ять днів до закінчення строку або за запитами.

У разі необхідності виконавцю надсилається повідомлення про планову дату виконання документа.

207.  Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки голова (заступники голови) адміністрації, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.

Документи, на які сформовано контрольні листи (папки), подаються заступникові голови адміністрації, відповідальному за контроль, на закриття. Розпорядження та доручення голови адміністрації знімаються з контролю розпорядженням голови адміністрації.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.

208.  Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади вищого рівня і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в адміністрації вихідних документів про виконання завдань.

209.  Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівництву адміністрації у вигляді зведень про виконання документів (додаток 16).

Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.

210.  В адміністрації щомісяця складаються і надсилаються до структурних підрозділів - виконавців переліки документів, не виконаних у встановлений строк (додаток 17). Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до сектору контролю.

Інформаційно-довідкова робота з документами

211.  Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням автоматизованих банків реєстраційних даних.

212.  У разі використання структурними підрозділами адміністрації карткової форми реєстрації документів  друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні картотеки.

Кількість картотек визначається з урахуванням рівня централізації реєстраційних і пошукових операцій, а також конкретних умов діяльності установи.

213.  Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:

класифікатор з питань діяльності установи;

класифікатор видів документів;

класифікатор кореспондентів;

класифікатор резолюцій;

класифікатор виконавців;

класифікатор результатів виконання документів;

номенклатура справ.

Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників в установі визначається службою діловодства.

214.  При запровадженні системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

215.  Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службою.

216.  Опрацювання документів в апараті адміністрації для відправлення поштовим зв’язком здійснюється загальним відділом відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

217.  З використанням засобів електрозв’язку відповідальний спеціаліст з прийому документів загального відділу здійснює передачу телеграм (телетайпом); передачу факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису здійснює особа, яка створила документ.

218.  У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі  без електронного цифрового підпису спеціаліст загального відділу згідно обов’язків  надсилає також оригінал документа в паперовій формі.

Види документів, інформація з яких передається каналами електрозв’язку, а також необхідність і порядок посилання адресатові їх оригіналу в паперовій формі визначаються керівником апарату з урахуванням технічних і програмних засобів.

219.  Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.

220.  Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

221.  Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у загальному відділі.

       222. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники загального відділу зобов’язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у справах установи;

наявність і повноту додатків;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

223.         На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп “Підлягає поверненню”.

224.  Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

225.  Документи, що адресуються постійним кореспондентам, відправляються у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

226.  Документи, що доставляються фельд’єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

227.  Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника апарату адміністрації.

228.  Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення у загальний відділ до              16 години (в п’ятницю - до 15).

 

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

229.  Номенклатура справ - це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

230.  Номенклатура справ призначена для встановлення в адміністрації єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

231.  В адміністрації складається номенклатура справ апарату  (додаток 18).

Номенклатура справ структурного підрозділу апарату розробляється не пізніше 15 листопада поточного року керівником структурного підрозділу на підставі документів з усіх питань його діяльності.

Номенклатура справ апарату адміністрації складається загальним відділом на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

Методична допомога у складенні номенклатур справ структурних підрозділів надається посадовими особами загального відділу апарату районної державної адміністрації та архівного відділу районної державної адміністрації.

232. Номенклатура справ апарату адміністрації схвалюється комісією апарату з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія) та погоджується архівним відділом районної державної адміністрації один раз на п’ять років або невідкладно у разі зміни структури, функцій та характеру роботи адміністрації, після чого затверджується головою адміністрації.

233.     Номенклатура справ апарату адміністрації складається у трьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівним відділом районної державної адміністрації . Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у загальному відділі, другий використовується загальним відділом як робочий, третій - надсилається до архівного відділу районної державної адміністрації.

Структурні підрозділи апарату адміністрації отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

234.      Номенклатура справ апарату адміністрації щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

235.        До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в апараті адміністрації, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

236.        Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу адміністрації (за штатним розписом) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс сектору у складі відділу, 07 - порядковий номер справи.

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна кореспонденція”тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (розпорядження, накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”, наприклад: “Особова справа”, “Персональна справа”.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах”.

Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа адміністрації.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Протоколи засідань колегії Лановецької районної державної адміністрації ”.

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування з Тернопільською обласною державною адміністрацією".

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: “Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення”.

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: “Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб”.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів установи на 2012 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів установою за 2011 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі — щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 “Відмітка” робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архівного відділу апарату  районної державної адміністрації чи інших установ для їх продовження тощо.

237.        Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

Формування справ

238.        Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

239.        Справи формуються в установі, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. В установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік можливе формування справ у службі діловодства.

240.        Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).

241.        Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

242.        Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

243.        Розпорядження, накази з питань основної діяльності установи, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Розпорядження, накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

244.        Документи засідань колегії адміністрації групуються у дві справи:  протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

245.        Протоколи засідань колегії адміністрації групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, -  за порядком денним засідання.

246.        Доручення органів влади вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності адміністрації або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

247.        Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

248.        Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

249.        Особові справи державних службовців формуються відповідно до  Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).

250.        Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників адміністрації систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

251.        Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в апараті адміністрації здійснюється загальним відділом.

Зберігання документів в адміністрації

252.        Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архівного відділу районної державної адміністрації.

Керівники структурних підрозділів апарату адміністрації зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.

253.        У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

254.        Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегії адміністрації зберігаються у секторі розпорядчих документів та протокольної роботи загального відділу. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Спеціаліст загального відділу за розподілом обов’язків відповідає за їх зберігання.

255.        Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів адміністрації, інших установ здійснюється з письмового дозволу керівника апарату адміністрації. На видану справу складається картка - замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

256.        Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

257.        Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу голови адміністрації з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

258.        Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

259.        Для організації та проведення експертизи цінності документів в апараті адміністрації утворюється постійно діюча експертна комісія.

260.        Експертиза цінності документів проводиться щороку загальним відділом разом з експертною комісією.

261.        Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

262.        Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

263.        За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 19).

264.        Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією апарату адміністрації одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд архівного відділу районної державної адміністрації. Погоджені акти затверджуються головою адміністрації, після чого установа має право знищити документи.

265.        Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на всі справи апарату адміністрації. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Складення описів справ

266.        Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

267.        Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.

268.        Описи справ структурного підрозділу апарату адміністрації складаються щороку за встановленою формою (додаток 20) відповідним структурним підрозділом.

269.        Номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П - 2011; 5 Т - 2011; 5 ОС - 2011.

270.           Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами “те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису “Примітка” використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам апарату адміністрації або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

271.           Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

272.           У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: “Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____”.

273.           Опис справ структурного підрозділу апарату адміністрації підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником загального відділу і затверджується керівником структурного підрозділу.

274.           Опис справ структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву апарату адміністрації, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

275.           На основі описів справ структурних підрозділів архів апарату готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

276.           Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією в установленому порядку подаються для схвалення архівним відділом районної державної адміністрації, після чого затверджуються керівником апарату адміністрації. Один примірник затвердженого опису подається архівному відділу районної державної адміністрації.

277.           Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією і затверджуються керівником апарату адміністрації.

278.           Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією апарату адміністрації, погоджуються з архівним відділом районної державної адміністрації, після чого затверджуються керівником апарату адміністрації. Один примірник зведеного опису подається архівному відділу районної державної адміністрації.

279.           Опис документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) необхідно здійснювати через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до архівного відділу районної державної адміністрації в установлені законодавством строки.

Оформлення справ

280.           Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

281.           Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

282.           Справи з грифом “Для службового користування”, особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять розпорядження, накази тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.

283.           Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери розпоряджень голови, наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

284.           Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: “є документи за ... роки”.

285.           На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

286.           На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівним відділом районної державної адміністрації - номер опису і фонду.

287.           У разі зміни найменування адміністрації (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

288.           Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

 

Передача справ до архівного відділу районної державної  адміністрації

289.           Справи постійного зберігання передаються до архівного відділу районної державної адміністрації після закінчення строку їх зберігання на місцях.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть зберігатися в підрозділах апарату адміністрації.

Адміністрація зобов’язана забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в підрозділах районної державної адміністрації для постійного зберігання в архівному відділу районної державної адміністрації.

 

Керівник апарату районної

державної адміністрації                                                     А.В.БЕНЦАРУК

 

СХВАЛЕНО

 

ПОГОДЖЕНО

 

Протокол ЕК

архівного відділу Лановецької

районної державної адміністрації

від ___________ 2012 року № __

 

Протокол засідання ЕК

апарату районної державної

адміністрації

від  ________ 2012 року № __

 

 

Додаток

до Інструкції

(пункт 18)

ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються
за допомогою друкувальних засобів

1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту “Прізвище виконавця і номер його телефону”, виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.

Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін’юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів “Адресат”, “Гриф затвердження”, “Гриф погодження” відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 - 3 міжрядкових інтервали.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті “Підпис” друкується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 міліметра - для абзаців у тексті;

92 міліметри - для реквізиту “Адресат”;

104 міліметри - для реквізитів “Гриф затвердження” та “Гриф обмеження доступу до документа”;

125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті “Підпис”.

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів “Дата документа”, “Заголовок до тексту документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”, “Прізвище виконавця і номер його телефону”, “Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи”, найменування посади у реквізитах “Підпис” та “Гриф погодження”, засвідчувального напису “Згідно з оригіналом”, а також слів “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”, “НАКАЗУЮ”, “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”.

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова “Додаток” і “Підстава” друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова “сторінка” та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.      

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

 

 

 

 

Додаток 2

до Інструкції      (пункт 20)

 

У К Р А Ї Н А

ЛАНОВЕЦЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ

вул. Незалежності, 19, м. Ланівці, 47400,  тел./факс (03549) 2-13-87,

Е-mail: lan_rda@lan.ukrtel.net

 

______________________ № _______________

На № __________________ від _____________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Додаток 3

   до Інструкції      (пункт 20)

 

У К Р А Ї Н А

 ЛАНОВЕЦЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ

       

 

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

ГОЛОВИ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

__________________

Додаток 4

до Інструкції     (пункт 20)

 

У К Р А Ї Н А

ЛАНОВЕЦЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ

       

 

ДОРУЧЕННЯ

ГОЛОВИ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

__________________

Додаток 5

до Інструкції      (пункт 20)

 

У К Р А Ї Н А

ЛАНОВЕЦЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ

А П А Р А Т

 

 

 

Н А К А З

 

 

 

 

 

 

 

 

__________________

                                                   Додаток 6

до Інструкції      (пункт 39)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження

1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

5. Номенклатури справ.

6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

7. Описи справ.

8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).

9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

10. Посадові інструкції.

11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).

12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).

13. Розцінки на виконання робіт.

14. Статути (положення) установ.

15. Структура установи.

16. Форми уніфікованих документів.

17. Штатні розписи.

Додаток 7

до Інструкції      (пункт 73)

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок та перевірок діяльності адміністрації; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів територіальних підрозділів органів влади.

3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.

4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

5. Договори (про матеріальну відповідальність, економічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб (посадових осіб райдержадміністрації; громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи; ветеранів ОУН, упа).

7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

8. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

11. Зразки відбитків печаток і підписів посадових осіб апарату, структурних підрозділів райдержадміністрації, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

12. Кошторис витрат (на утримання апарату райдержадміністрації; на матеріально-технічне забезпечення; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

14. Номенклатури справ.

15. Описи справ.

16. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями, присвоєння почесних звань; про преміювання).

17. Протоколи (погодження планів поставок).

18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

19. Специфікації (виробів, продукції тощо).

20. Розпорядження та доручення голови, накази заступника голови-керівника апарату районної державної адміністрації. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

21. Статути установ, релігійних громад, об’єднань.

22. Титульні списки.

23. Трудові книжки.

24. Штатні розписи.

25. Грамоти, подяки, дипломи тощо.

26. Листки непрацездатності.

27. Паспорти, розклади руху, документи на проведення конкурсів щодо автобусних маршрутів для пасажирських перевезень в районі.

28. Анкети дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, облік яких веде служба у справах дітей райдержадміністрації.

29. Програми перебування іноземних делегацій, груп, іноземних громадян в районі.

30. Затверджені документи з цивільної та територіальної оборони, мобілізаційної підготовки в районі.

31. Затверджені плани роботи апарату та структурних підрозділів райдержадміністрації, графіки проведення заходів, навчань тощо.

 

_____________________


 

Додаток 8

до Інструкції      (пункт 138)

 

ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень

 

Прізвище, ініціали

Місце роботи та посада

Місце відрядження

Дата і номер наказу (роз­порядження)

Дата вибуття у відряд-ження

Дата прибуття
з відряд­ження

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

____________________


 

Додаток 9

до Інструкції      (пункт 147)

ЗВІТ*
про обсяг документообігу
за ___  ________________ 20__ р.

 

Документи

Кількість документів

 

оригінали

копії

усього

 

Вхідні

 

 

 

 

Вихідні

 

 

 

 

Внутрішні

 

 

 

 

________
Усього

 

 

 

 

 

Начальник загального відділу


__________
(підпис)


_____________________
(Ініціали, прізвище)

 

___  ________________ 20__ р.

 

 

 

 

 

 

 

_____________

* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.

 

______________________


 

Додаток 10

до Інструкції      (пункт 160)

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають
реєстрації службою діловодства*

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, програми (копії).

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

5. Прейскуранти (копії).

6. Норми витрати матеріалів.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9. Наукові звіти за темами.

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.

12. Договори.

 

 

 

 

 

 

 

*Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8—12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерській службі, кадровій службі, бібліотеці, службі науково-технічної інформації).

_____________________

 

 

 

Додаток 11

до Інструкції      (пункт 170)

 

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів*

 

Дата надходження та індекс документа

Кореспондент, дата та індекс одержаного документа

Короткий зміст

Резолюція або відпо-відальний виконавець

Підпис особи, яка отримала документ

Відмітка про виконання документа

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

____________

* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.

 

_________________

 

 

 

 

 

Додаток 12

до Інструкції      (пункт 170)

 

 

 

 

ЖУРНАЛ
реєстрації документів, створених установою*

 

Дата та індекс документа

Кореспондент

Короткий зміст

Відмітка про
виконання документа

 

1

2

3

4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

____________

* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.

 

_________________

Додаток 13

до Інструкції      (пункт 173)

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 10

 11

 12

 13

 14

 15

 16

 17

 18

 19

 20

 21

 22

 23

 24

 25

26

 27

 28

 29

 30

 31

Автор документа (кореспондент)

Назва виду документа

Строк виконання

70 мм

70 мм

70 мм

Дата та індекс надходження

Дата та індекс документа

105 мм

105 мм

 

Заголовок документа або короткий зміст

Резолюція або відповідальний виконавець

Позначка про виконання

 

Розписка в одержанні документа

210 мм

Зворотний бік

Контрольні позначки

фонд №

опис №

справа №

70 мм

70 мм

70 мм

210 мм

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        

 

 

 

 

 

 

 

                                                         Продовження додатка 13

 

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНІ КАРТКИ

автоматизованої системи АСКОД

 

 

картка РеєстраціЇ ВХІДНОГО ДОКУМЕНТА

                                                                                                                                                              

Кореспондент  :

 

 

    

 

 

Дата  реєстрації :

 

 

Дата кореспондента

 

Номер документа:

 

 

Номер кореспондента

 

Короткий  зміст :

 

 

Кому надіслано :

 

 

Резолюція

 

 

Контроль

 

Вид

Лист

Доставка

 

Строк виконання до

 

Строк продовжено до

 

Знято з контролю

 

Інформація про виконання

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Виконавці

Назва виконавця

Отримав

Повернув

Резолюція

Примітка

 

 

 

 

 

                         КаРТКА  РеєстраціЇ  ВИХІДНОГО  ДОКУМЕНТА

               

Вихідний номер і дата

На вихідний номер кореспондента

 

Управління-відправник

 

 

Стислий зміст

 

Підписав

 

Підготував

 

 

 

 

 

 

 

Адресати

Назва адресата

Бланк

Дата відправки

Вид доставки

 

Виконавці

Назва виконавця

Передано на розгляд

Повернуто

Примітка

 

 

 

 

 

 

Закінчення  додатка 13

 

 

 

Картка ВНУТРІШНЬОГО документа 

 

Вид документа

 

Розпорядження голови ОДА

Номер документа

 

Скасовано

Контроль

Дата документа

 

 

 

 

Зміст

 

За підписом

 

Підготував

 

Доручення

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Проходження документа

Посадова особа

Отримав

Строк

Виконав

Примітка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_________________

 

Додаток 14

до Інструкції      (пункт 173)

 

ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки

Реквізити

Пояснення до заповнення

Назва виду документа

заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється

Автор (кореспондент)

під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування установи (особи) — автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) — кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи

Дата документа

дата, що проставляється на документі установою — автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі — картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік — чотирма арабськими цифрами)

Індекс документа

індекс, присвоєний документу установою — автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається

Дата надходження

дата надходження документа до установи переноситься на картку з реєстраційного штампа

Індекс

індекс, присвоєний вхідному документу установою —одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами

Заголовок документа або короткий зміст

переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил

Резолюція

переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції

Відповідальний виконавець

прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону

Строки виконання

проставляється число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік — чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді

Позначка про виконання

короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді

 

_____________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 15

до Інструкції      (пункт 191)

СТРОКИ
виконання основних документів

1. Укази, розпорядження і доручення Президента України — у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.

2. Запит народного депутата України — не пізніше ніж у п’ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим — у п’ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради — в установлений зазначеною Радою строк.

Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення  суб’єктам внесення запиту.

3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) — протягом не більш як 10 днів з дня надходження.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів — до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).

5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати — 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).

6. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, — у строк, установлений їх головними розробниками.

7. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, — у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.

Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону — негайно, про що повідомляється прокурору.

Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.

Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення — у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.

8. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень (далі — запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію — не більше п’яти робочих днів від дня надходження запиту.

У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.

У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту.

Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

9. Звернення громадян — не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, — невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

10. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня — до зазначеного в них строку.

11. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, — до двох днів, решта — протягом 10 днів.

_____________________


 

Додаток 16

до Інструкції      (пункт 209)

 

ЗВЕДЕННЯ*
про виконання документів, що підлягають
індивідуальному контролю, станом на _________20__ р.

 

 

Найменування
та індекс структурних підрозділів

Документи на контролі

усього

надійшло за поперед-ній місяць

з них

 

виконано

викону-ються у строк

продовжено строк виконання

прост-рочено

1

2

3

4

5

6

7

8

 

Начальник загального відділу

____________
(підпис)

______________________
(Ініціали, прізвище)

Завідувач сектору контролю

____________
(підпис)

______________________
(Ініціали, прізвище)

___  _____________ 20__ р.

 

 

 

 

 

 

 

____________

* У разі потреби зведення може доповнюватися додатковими графами.

 

_________________


 

Додаток 17

до Інструкції      (пункт 210)

 

 ПЕРЕЛІК*

 

документів, не виконаних ___________________________________________

_________________________________________________________________
(найменування та індекс структурного підрозділу)

в установлений строк станом на ___  _______________ 20__ р.**

 

 

№ 

Найменуван-ня установи, що надіслала документ, номер
і дата документа

Короткий зміст

Строк викона-ння

Прізвище і посада виконавця

Причини невиконан­ня в установле-ний строк

Стан виконан­ня

Очікувана дата виконання

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_______________

* У разі потреби перелік може доповнюватися додатковими графами.

** Графи шоста, сьома і восьма заповнюються у структурному підрозділі.

__________________


 

 Додаток 18

до Інструкції      (пункт 231)

 

 

Найменування установи

ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Найменування посади керівника установи

 

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

______________   ________________________________
    
 (підпис)          (Ініціали, прізвище)

              МП

 

 

__________ № ___________

___  ____________ 20___ р.

На__________ рік

 

 

Індекс справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ

(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

 

___________________________ ____________________________________ (назва розділу*)

 

Начальник загального відділу

______________

______________________

___  ____________ 20___ р.

(підпис)

(Ініціали, прізвище)

 

Віза працівника, відповідального за архів

СХВАЛЕНО

Протокол засідання експертної комісії установи

 

________ № ________

 

ПОГОДЖЕНО 

Протокол засідання експертно-перевірної комісії державного архіву

________ № ________

                                                                                       Продовження додатка 18

 

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в установі

 

За строками зберігання

Разом

У тому числі

таких, що переходять

з відміткою “ЕПК”

Постійного

 

 

 

Тривалого (понад 10 років)

 

 

 

Тимчасового (до 10 років включно)

 

 

 

___________
Усього

 

 

 

 

Начальник загального відділу

______________
(підпис)

______________________
(Ініціали
, прізвище)

___  ____________ 20___ р.

 

 

 

 

Підсумкові відомості передано в архів апарату адміністрації

 

Найменування посади особи, відповідальної

за передачу відомостей

 

 

______________
(підпис)

 

 

______________________
(Ініціали, прізвище)

___  ____________ 20___ р.

 

 

 

 

 

 

 

____________

* Найменування структурного підрозділу (для установ, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).

____________________


 

Додаток 19

до Інструкції      (пункт 263)

 

Найменування установи

ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Найменування посади керівника установи

 

АКТ

___________    _______________________________
  
 (підпис)         (Ініціали, прізвище)

            МП

 

 

__________ № ____________

___  _____________ 20___ р.

_________________________
       (місце складення)

 

Про вилучення для знищення
документів, не внесених до
Національного архівного фонду

 

На підставі ___________________________________________________ (назва і вихідні дані

_________________________________________________________________
                         переліку документів із зазначенням строків їх зберігання

_________________________________________________________________
                                          або типової (примірної) номенклатури справ)

відібрано для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № _____________________
                                                                                     (найменування фонду)

Заголовок справи або груповий заголовок справ

Дата справи або останні дати справ

Номери описів (номен-клатур) за рік (роки)

Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Приміт-ка

1

2

3

4

5

6

7

8

 

                                                                                                   Продовження додатка 19

 

Разом____________________________________ справ за ___________ роки
                     (цифрами і словами)

Найменування посади особи, яка проводила експертизу цінності документів

____________

______________________

___  __________ 20___ р.

(підпис)

(Ініціали, прізвище)

 

 

 

ПОГОДЖЕНО

СХВАЛЕНО

Протокол засідання експертно-перевірної комісії
державного архіву

Протокол засідання експертної комісії установи                               

___________ № _______

__________ № ________

 

 

 

 

 

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ____________ роки схвалено, а з особового складу погоджено з експертно-перевірною комісією__________________________________________________________
                                     (найменування державного архіву)

(протокол від ___  _____________ 20___ р. № ___________)

 

Документи в кількості ____________________________________ справ
        (цифрами і словами)

вагою ___________________ кілограмів здано в ________________________
                                                                      (найменування установи)

на переробку за приймально-здавальною накладною від _________ № ___ або знищено шляхом спалення.

 

 

Найменування посади особи, яка здала (знищила) документи

_________

______________________

___  _____________ 20___ р.

(підпис)

(Ініціали, прізвище)

 

___________________


 

Додаток 20

             до Інструкції                 (пункт 268)

 

_________________________________________________________________
            (найменування установи)

_________________________________________________________________
                                   (найменування структурного підрозділу)

 

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника
структурного підрозділу


________      ________________________

    (підпис)      (Ініціали, прізвище)

  ___  ____________ 20___ р.

д

ОПИС № _________

_________________________________________________________________
(назва розділу)

 

Індекс справи (тому, частини)

Заголовок справи (тому, частини)

Крайні дати справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком*

Примітка

 

1

2

3

4

5

6

7

 

У цей опис включено ____________________справ з № __________ по
                                         (цифрами і словами)

№ _____, у тому числі:        

літерні номери ___________________

пропущені номери ________________

 

Найменування посади укладача опису

___________

______________________

___  ____________ 20___ р.

(підпис)

(Ініціали, прізвище)

                                                                                  Продовження додатка 20

 

 

ПОГОДЖЕНО

СХВАЛЕНО

Начальник загального відділу

______  __________________________

Протокол засідання експертної комісії** структурного підрозділу

 (підпис)      (Ініціали, прізвище)

__________ № __________

___  ____________ 20___ р.

 

 

Передав ________________________________________________ справ
   (цифрами і словами)

та __________________ реєстраційно-контрольних карток до документів***
       (цифрами і словами)

 

Найменування посади працівника структурного підрозділу

________________

_______________________

___  __________ 20___ р.

(підпис)

(Ініціали, прізвище)

 

Прийняв ________________________________________________ справ
(цифрами і словами)

та ___________________ реєстраційно-контрольних карток до документів.
        (цифрами і словами)

 

Працівник відповідальний за архів апарату адміністрації

 

 

(підпис)

(Ініціали, прізвище)

___  __________ 20___ р.

 

 

 

_____________

*Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.

** За наявності експертної комісії структурного підрозділу.

***Передаються разом із справами служби діловодства.

 

___________________